La loi REBSAMEN du 17 août 2015 a modifié les règles relatives aux procès-verbaux des réunions du Comité d’Entreprise et précise que les délibérations du Comité d’Entreprise sont consignées dans un procès-verbal établi par le secrétaire du Comité dans le délai et selon les modalités définis par un accord conclu au sein de l’entreprise. Cet accord intervient à la majorité des membres titulaires élus du Comité d’Entreprise. A défaut d’un tel accord, le délai et les modalités d’établissement des procès-verbaux sont fixés par décret.
Le 12 avril 2016, le décret d’application a été publié.
Il précise qu’à défaut d’accord, le procès-verbal est établi et transmis à l’employeur par le secrétaire du comité dans les 15 jours suivant la réunion à laquelle il se rapporte ou, si une nouvelle réunion est prévue dans ce délai de 15 jours, avant cette réunion.
Dans certains cas, le délai peut être ramené à 3 jours (notamment en cas de projet de licenciement pour motif économique de plus de 10 salariés sur une même période de 30 jours dans une entreprise de plus de 50 salariés).
Lorsque l’entreprise est en redressement ou liquidation judiciaire, ce délai est réduit à 1 jour.
Le procès-verbal qui est établi par le secrétaire contient au moins le résumé des délibérations du Comité et la décision motivée de l’employeur sur les propositions faites lors de la précédente réunion.
Le décret du 12 avril 2016 fixe également les conditions de mise en place de réunions en visioconférence pour l’ensemble des institutions représentatives du personnel.
Il précise que le dispositif technique doit garantir l’identification des membres du Comité et leur participation effective et doit assurer la retransmission continue et simultanée du son et de l’image des délibérations.
Lorsqu’il doit être procédé à un vote à bulletins secrets, le dispositif de visioconférence doit garantir que l’identité de l’électeur ne peut à aucun moment mise en relation avec l’expression de son vote.
Un vote électronique peut être organisé dès lors que le système assure la confidentialité des données transmises et la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification mais également de l’enregistrement et du dépouillement des votes ainsi que de l’émargement.
Le décret précise également les conditions de recours à l’enregistrement et à la sténographie des séances du Comité.
L’employeur ou la délégation du personnel au Comité d’Entreprise peuvent décider du recours à l’enregistrement ou à la sténographie des séances du Comité.
Lorsque cette décision émane du Comité lui-même, l’employeur ne peut s’y opposer sauf lorsque les délibérations portent sur des informations revêtant un caractère confidentiel au sens du code du travail et qu’elles sont présentées comme telles. La personne présente pour sténographier, dès lors qu’elle est extérieure à l’entreprise, est tenue à la même obligation de discrétion que les membres du Comité. Les frais liés à l’enregistrement et à la sténographie sont pris en charge par l’employeur lorsque la décision de recourir à ces moyens émane de celui-ci.
Ces règles apportent des précisions qui étaient nécessaires dans la mesure où elles mettent fin à des incertitudes passées qui étaient source de désaccords et de contentieux.