Newsletter Etat d’urgence sanitaire :
État d’urgence sanitaire : Les Assemblées Générales « dématérialisées »
À situation exceptionnelle, mesures exceptionnelles. C’est en ce sens qu’interviennent une série d’ordonnances préparées par le Gouvernement dans plusieurs matières qui sont directement concernées par l’épidémie Covid-19, et ce, en vertu des pouvoirs donnés par la loi d’urgence adoptée le 23 mars 2020.
Parmi elles, s’est posée la question de la tenue des Assemblées Générales des sociétés, dont la période a débuté pendant que l’épidémie de Covid-19 gagnait du terrain et que les mesures de police sanitaire laissaient place à la plus grande incertitude.
Cette loi a habilité le Gouvernement à prendre notamment des mesures :
« Simplifiant et adaptant les conditions dans lesquelles les assemblées et les organes dirigeants collégiaux des personnes morales de droit privé et autres entités se réunissent et délibèrent, ainsi que les règles relatives aux assemblées générales »
« Simplifiant, précisant et adaptant les règles relatives à l’établissement, l’arrêté, l’audit, la revue, l’approbation et la publication des comptes et des autres documents que les personnes morales de droit privé et autres entités sont tenues de déposer ou de publier, notamment celles relatives aux délais, ainsi que d’adapter les règles relatives à l’affectation des bénéfices et au paiement des dividendes »
Par ordonnances, le Gouvernement a ainsi été amené à adapter plusieurs aspects de la tenue des Assemblées Générales, incluant :
– Les convocations
– L’information
– Les réunions
– Les délibérations
L’ordonnance parue le 25 mars 2020 inclut, dans son périmètre, notamment les sociétés civiles et commerciales, les GIE, coopératives, associations ou encore sociétés d’assurance mutuelle.
Il s’agit, dans une période de confinement, de permettre tout de même à ces différents organismes de remplir leurs missions et de prendre des décisions en garantissant une certaine sécurité juridique.
L’ordonnance proroge d’ailleurs de trois mois le délai d’approbation des comptes lorsque les comptes n’ont pas été approuvés au 12 mars 2020. Cela dit, cette prorogation ne s’appliquera pas aux sociétés ayant désigné un commissaire aux comptes si celui-ci a émis son rapport sur les comptes avant le 12 mars 2020.
Ce dispositif exceptionnel, qui tend à répondre à une situation sanitaire grave, peut être utilisé par ces sociétés et groupements sur décision de l’organe compétent pour convoquer les assemblées, ou par son délégataire, le cas échéant.
Au préalable, gardons à l’esprit que, sauf prorogation, cette ordonnance a vocation à s’appliquer aux assemblées générales tenues à compter du 12 mars 2020 (rétroactivement) et jusqu’au 31 juillet 2020.
Ce caractère temporaire invite les sociétés et groupements à ne se saisir de ce dispositif qu’en cas de nécessité.
I. Les aménagements des règles de convocation
L’assouplissement des règles de convocation et de communication est de bon sens, en ce qu’il permet de manière généralisée l’utilisation des outils électroniques.
D’une part, pour la convocation des assemblées. En effet, l’article 2 de l’ordonnance ne sanctionne d’aucune nullité la convocation d’une assemblée si elle n’est pas faite par voie postale « du fait des circonstances extérieures à la société », et ce, même si la société est tenue à ce mode de convocation.
Les circonstances extérieures étant ici caractérisées par l’empêchement « d’accéder aux locaux ou de préparer les convocations nécessaires, dans le contexte de l’épidémie covid-19 »
D’autre part, lorsque la société doit communiquer un document demandé par un membre d’une assemblée avant la tenue de celle-ci, elle pourra employer l’outil électronique.
Il faut cela dit, précise le texte, que ce membre mentionne son adresse électronique avec sa demande.
II.Les aménagements des règles de participation et de délibération
Ils sont nombreux, et permettent aux sociétés et groupements de prendre en compte les mesures de confinement prononcées par l’exécutif tout en tenant les assemblées.
1/ La participation
La présence physique n’est plus requise, et la visio-conférence ou les conférences téléphoniques sont privilégiées par l’ordonnance. Celle-ci explique que l’assemblée qui a été convoquée en un lieu affecté, à la date de la convocation par « une mesure administrative limitant ou interdisant les rassemblements collectifs pour des motifs sanitaires », peut se tenir sans que les membres de celle-ci ne soient tenus d’y participer physiquement.
Conséquence logique à l’article 5 de l’ordonnance : les membres participant à l’assemblées grâce à ces moyens entrent dans le calcul du quorum dès lors que leur identification est possible.
Une zone d’ombre pourrait cela dit subsister, puisque cet article mentionne « des moyens techniques […] qui satisfont à des caractéristiques techniques permettant la retransmission continue et simultanée des délibérations ».
Quelle portée donnait à cette disposition ? Il serait intéressant de savoir à partir de quel moment ces moyens techniques ne sont plus satisfaisants, et s’ils ne le sont pas, s’ils pourraient fonder une cause de nullité. Peut-être ces assemblées générales d’un nouveau genre le diront-elles.
2/ La délibération
D’une manière logique, la prise de décision est aussi modifiée. Et, là encore, l’article 6 apporte un assouplissement nécessaire : il accorde la possibilité de recourir, même sans que les statuts le prévoient, à la prise de décision par voie de consultation écrite.
3/ Les organes collégiaux d’administration, de surveillance ou de direction
Enfin, il convient de préciser que l’ordonnance répute présents aux réunions des organes collégiaux d’administration, de surveillance ou de direction, leurs membres qui y participent par conférence téléphonique ou audiovisuelle.
Toute clause contraire dans les statuts est neutralisée. L’ordonnance étend la possibilité de la consultation écrite à ces organes, tant que celle-ci est réalisée dans des conditions garantissant la collégialité de la délibération.
III. L’information aux membres des assemblées du recours à ce dispositif
Dans les cas où les sociétés font application de ce dispositif, l’ordonnance du 25 mars 2020 envisage une information aux membres de l’assemblée trois jours ouvrés au moins avant la date de celle-ci.
Dans l’hypothèse où certaines des formalités ont déjà été accomplies avant le recours au dispositif, il n’y aura pas besoin de faire un renouvellement des formalités de convocation, alors même que le lieu de l’assemblée ou le mode de participation changerait (les formalités restant à accomplir devront en revanche l’être en bonne et due forme).
La simple information aux membres de l’assemblée suffira, et le non-renouvellement de toutes formalités de convocation ne pourra donner lieu à une irrégularité.
Cette information se fait par tous moyens permettant de l’assurer, ou, pour les sociétés cotées, « les actionnaires en sont informés dès que possible par voie de communiqué dont la diffusion effective et intégrale est assurée par la société ».
Conclusion :
Si nous devions résumer l’ordonnance du 25 mars 2020 adaptant les règles de tenue des assemblées générales, nous pourrions employer le terme « dématérialisation ». Simplement, tout a été mis en œuvre pour que ces assemblées se fassent, dans leur contenu, leur information, et leur convocation, de manière dématérialisée.
En ces temps de confinement, c’est un ensemble de dispositions sensé qui laissera les organes concernés remplir leurs obligations, et ce, même sans réunion physique.
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